Solicitar acceso y copia de un expediente administrativo

Respuesta directa

Si eres parte interesada en un procedimiento, puedes conocer cómo avanza y acceder a los documentos del expediente. Pide el acceso al organismo que lo tramita y señala con claridad el número de expediente y los documentos que necesitas.

Quién puede solicitarlo

Puedes pedir el acceso si tienes la condición de persona interesada en el procedimiento. También puede hacerlo tu representante cuando haya acreditado correctamente la representación.

Cuándo puedes pedirlo

La Ley 39/2015 reconoce el derecho a conocer el estado del procedimiento y a obtener copia de sus documentos en cualquier momento mientras tengas la condición de persona interesada. Si has recibido un plazo para alegar o recurrir, comprueba ese plazo antes de esperar la copia.

Qué datos conviene indicar

Tu nombre y documento de identidad.
El número de expediente, si lo conoces.
El organismo y la unidad que tramitan el asunto.
El procedimiento al que se refiere la petición.
Si necesitas el expediente completo o solo documentos concretos.
La acreditación de la representación, cuando actúes por otra persona.

Cómo solicitar el acceso

Comprueba primero si el expediente y sus documentos están disponibles en Mi Carpeta Ciudadana o en la sede del organismo.
Utiliza el servicio específico de acceso al expediente cuando exista.
Si no hay un formulario propio, presenta un escrito dirigido al órgano que tramita el procedimiento por un registro válido.
Pide una copia total o parcial e identifica los documentos que necesitas.
Guarda el justificante de presentación y cualquier dirección o localizador que recibas.

No utilices el registro general si existe un formulario específico.

El Registro Electrónico General de la Administración General del Estado sirve para escritos dirigidos a órganos estatales cuando no hay un procedimiento o formulario electrónico específico.

Cómo puede entregarse la copia

Cuando te relacionas electrónicamente con la administración, el acceso puede facilitarse mediante el Punto de Acceso General o la sede correspondiente. El organismo puede enviarte una dirección electrónica o un localizador para abrir el expediente puesto a tu disposición.

Qué suele formar parte del expediente

El expediente reúne de forma ordenada solicitudes, pruebas, informes, acuerdos, notificaciones y demás actuaciones que sirven de base a la resolución. Las notas, borradores y comunicaciones internas de apoyo no forman parte del expediente, salvo los informes solicitados antes de la resolución que deban incorporarse.

Si el expediente no aparece por internet

La ausencia en Mi Carpeta Ciudadana no significa que el expediente no exista. Consulta la sede o contacta con el organismo responsable. Puede que la administración todavía no esté integrada o que el acceso se facilite por otro canal.

Protección de datos y acceso parcial

El organismo debe respetar la protección de datos y otros límites legales. Por ese motivo, puede ocultar información de terceras personas o facilitar solo la parte del documento que puedas consultar.

Cuando recibas la copia, compárala con el índice numerado del expediente y anota cualquier documento que falte o no pueda abrirse.

Si el expediente contiene informes o actuaciones relacionados con un perjuicio, solicita copia con tiempo para preparar la prueba. La reclamación de responsabilidad patrimonial debe explicar la relación entre el funcionamiento del servicio y el daño.

Acceso antes de reclamar un daño

Este derecho corresponde a quienes tienen la condición de persona interesada. Para pedir documentos o datos públicos sin formar parte del procedimiento, utiliza la solicitud de acceso a información pública.