Una copia auténtica es una reproducción de un documento cuya identidad y contenido han sido garantizados por la Administración competente. La Ley 39/2015 le reconoce la misma validez y eficacia que al documento original.
Quién puede expedirla
La expide el órgano al que cada Administración haya atribuido esa función. En la asistencia presencial, el personal funcionario habilitado puede realizar copias electrónicas auténticas en los casos y con los requisitos previstos.
Qué debe garantizar
Debe permitir identificar al órgano que realizó la copia y comprobar que su contenido coincide con el documento de origen. Las copias electrónicas incorporan los metadatos o sistemas de verificación que acreditan su condición.
Diferencia con una copia simple
Una copia simple reproduce el contenido, pero no incorpora por sí sola una garantía administrativa de autenticidad. Puede servir en muchos trámites cuando no se exige cotejo, aunque no equivale automáticamente al original.
Ejemplo práctico
Si una norma exige excepcionalmente presentar por internet un documento original que solo tienes en papel, puede ser necesario obtener primero una copia electrónica auténtica. La copia resultante reflejará que procede de un original en papel.
No es lo mismo que un documento con CSV
Un Código Seguro de Verificación permite comprobar en una sede electrónica la integridad de un documento emitido electrónicamente. Una copia auténtica puede utilizar un CSV u otro sistema de verificación, pero los conceptos no son idénticos.
En qué trámites aparece
- Presentación electrónica de documentos originales exigidos excepcionalmente.
- Digitalización de documentos en oficinas de asistencia.
- Obtención de copias de documentos que forman parte de un expediente.
- Intercambio de documentos entre Administraciones.
Cómo se obtiene
Para un documento público administrativo ya emitido, puedes solicitar la copia auténtica al órgano emisor. Si aportas un original en papel para incorporarlo a un expediente, una OAMR puede generar la copia electrónica auténtica correspondiente.
Cotejo y copia auténtica no son lo mismo
El cotejo de copias comprueba una copia frente al original dentro de un procedimiento; la copia auténtica es el documento expedido con la misma validez y eficacia que el original.
Fuentes oficiales
- Artículo 27 de la Ley 39/2015.
- Artículo 28: presentación electrónica de originales.
- Asistencia para obtener copias auténticas — Punto de Acceso General.
- Registro de Funcionarios Habilitados.