Redacta una solicitud que permita localizar documentos o datos existentes sin obligar al órgano a adivinar el objeto de la petición ni a crear información nueva.
1. Comprueba si ya está publicada
Busca en el portal de transparencia, la sede electrónica, los apartados de contratación, subvenciones, presupuestos, estadísticas o normativa. Si localizas parte de la información, pide solo lo que falte.
2. Elige el derecho correcto
Usa transparencia para información pública general. Si quieres consultar un procedimiento en el que eres persona interesada, pide acceso a tu expediente. Si necesitas un certificado, una copia registral o un documento sujeto a un procedimiento específico, utiliza ese trámite.
Si existe un anuncio para presentar observaciones dentro de un expediente, consulta la guía para participar en una información pública; no uses una solicitud de transparencia como sustituto.
3. Identifica quién posee la información
Busca el ministerio, consejería, ayuntamiento, organismo o entidad que elaboró o recibió los documentos. No te limites a identificar una administración genérica cuando conoces la unidad responsable.
4. Pide información existente
Formula la petición sobre documentos, bases de datos, informes, listados o contenidos que ya obren en poder del organismo. Evita pedir que redacten una explicación nueva, emitan una opinión, calculen escenarios o elaboren un informe a medida.
5. Concreta el objeto
- Tipo de documento o dato.
- Materia, programa, contrato, expediente o actuación.
- Periodo temporal.
- Ámbito territorial.
- Unidad administrativa, si la conoces.
- Formato preferido.
Una petición concreta reduce el riesgo de que te requieran aclararla y suspendan el plazo.
6. Separa solicitudes distintas
Cuando pides información de órganos diferentes o sobre materias sin relación, valora presentar solicitudes separadas. Cada órgano debe poder identificar con claridad qué parte le corresponde.
7. No necesitas justificar el motivo
La Ley 19/2013 no obliga a motivar la solicitud. Puedes explicar brevemente el contexto cuando ayude a entender qué información buscas, pero no conviertas la petición en una reclamación extensa sobre el funcionamiento del organismo.
8. Elige la modalidad de acceso
Indica si prefieres recibir archivos electrónicos, consultar la documentación o acceder de otra forma. La vía electrónica es preferente y el acceso es gratuito, aunque las copias o la conversión a otro formato pueden estar sujetas a una tasa.
9. Presenta por el portal competente
Para la Administración General del Estado utiliza el Portal de la Transparencia. En comunidades autónomas y entidades locales, busca su canal específico. Guarda el justificante completo con la fecha, el órgano y el número de solicitud.
10. Atiende las comunicaciones
Si te piden concretar la información, responde dentro de diez días. Si hay terceras personas afectadas, pueden abrir un trámite de alegaciones. Ambos supuestos pueden suspender el plazo de resolución.
11. Revisa la respuesta
Comprueba si conceden el acceso completo, parcial o en una modalidad diferente. Una denegación, inadmisión o acceso parcial debe estar motivado. Si la información ya está publicada, la resolución puede indicarte cómo encontrarla.
12. Prepara una reclamación cuando corresponda
Si no recibes respuesta o no estás de acuerdo, conserva la resolución y presenta la reclamación ante la autoridad de transparencia competente. El Consejo de Transparencia y Buen Gobierno tutela las solicitudes del ámbito estatal y determinados ámbitos conveniados.
Describe la información con precisión, pero evita incorporar datos sensibles propios o de terceras personas que no sean necesarios para tramitar la petición.
Modelo de estructura
- Órgano destinatario.
- Identificación y medio de contacto.
- Información solicitada, descrita de forma concreta.
- Periodo y ámbito al que se refiere.
- Formato o modalidad de acceso preferida.
- Petición de acceso parcial si alguna parte está protegida.
Fuentes oficiales
- Guía para ejercer el derecho de acceso.
- Canales de presentación del Portal de la Transparencia.
- Ley 19/2013: contenido de la solicitud.