Qué es una copia auténtica
Es una copia expedida por una Administración competente en la que queda garantizada la identidad del órgano que la realiza y la correspondencia de su contenido con el original o con otra copia auténtica. Tiene la misma validez y eficacia que el documento original.
Cuándo puedes solicitarla
Puedes pedir una copia auténtica de un documento público administrativo que haya sido válidamente emitido por una Administración. Puede ser útil cuando necesitas presentar ese documento ante otro organismo, conservar una versión verificable o acreditar su contenido sin entregar el original.
Dónde se solicita
Dirige la solicitud al órgano que emitió el documento original. Identifica con precisión el documento: título, fecha, número de expediente o resolución, órgano emisor y cualquier código que facilite su localización.
Plazo de expedición
La Ley 39/2015 establece un plazo de quince días desde que la solicitud entra en el registro electrónico de la Administración u organismo competente, salvo las excepciones derivadas de la normativa de transparencia y acceso a la información.
Cómo pedirla
- Localiza la sede o el procedimiento del órgano emisor.
- Busca una opción específica para solicitar copias o acceso al expediente.
- Si no existe un formulario específico, presenta un escrito dirigido al órgano emisor por un registro válido.
- Indica el documento exacto y el formato en el que necesitas la copia.
- Guarda el justificante de presentación.
Si llevas un documento en papel a una oficina
Cuando un documento en papel se presenta para incorporarlo a un expediente administrativo, una Oficina de Asistencia en Materia de Registros puede digitalizarlo y generar la copia electrónica correspondiente. Como regla general, el original se devuelve después de la digitalización, salvo que una norma exija su custodia o se trate de un objeto o soporte que no pueda digitalizarse.
Qué debes comprobar al recibirla
- Que indique expresamente su condición de copia auténtica.
- Que identifique al órgano que la expide.
- Que el contenido sea completo y legible.
- Que incluya, cuando corresponda, un código o sistema para verificarla.
Casos con reglas propias
Las copias de documentos notariales, registrales y judiciales, y las de diarios oficiales, se rigen por su normativa específica. No utilices este trámite general para pedir una copia autorizada notarial, una certificación registral o un testimonio judicial.
Fuentes oficiales
- Ley 39/2015, artículo 27.
- Real Decreto 203/2021, artículo 47.
- Real Decreto 203/2021, artículo 48.
- Registro de Funcionarios Habilitados.