Respuesta directa
Como regla general, no. Las Administraciones no deben exigir documentos originales salvo que la normativa concreta del procedimiento establezca una excepción.
Qué puedes presentar normalmente
En la mayoría de procedimientos puedes aportar una copia legible del documento solicitado. Eres responsable de la veracidad de lo presentado y la copia produce efectos dentro de la actividad administrativa.
Cuándo pueden pedir el original
La normativa reguladora de un procedimiento puede exigirlo de forma excepcional. Además, si la relevancia del documento lo justifica o existen dudas por la calidad de la copia, la Administración puede pedir de forma motivada su cotejo y requerirte que exhibas el original o la información original.
Si el trámite es electrónico y el original está en papel
Cuando la Administración exige excepcionalmente un original en papel y debes presentarlo electrónicamente, primero necesitas obtener una copia auténtica conforme al artículo 27 de la Ley 39/2015. La copia electrónica resultante debe reflejar expresamente esa circunstancia.
Si el documento ya está en poder de una Administración
Tampoco deberían pedírtelo de nuevo si ya obra en poder de la Administración actuante o fue elaborado por otra Administración. Indica cuándo y ante qué órgano lo presentaste para facilitar su consulta, salvo los casos en los que la ley permita volver a solicitarlo.
Qué hacer si te requieren un original
- Lee la norma o el requerimiento y comprueba si explica el motivo.
- No envíes por correo un original irreemplazable sin confirmar el canal.
- Pregunta si basta con exhibirlo para cotejo o si necesitas una copia auténtica.
- Si acudes a una oficina, lleva el original y una copia de apoyo.
- Conserva el justificante y cualquier documento que acredite la devolución.