Definición clara
El cotejo de copias es la comprobación de que una copia coincide con el documento o la información original que se exhibe. La Administración puede pedirlo de forma motivada cuando el documento sea especialmente relevante para el procedimiento o existan dudas sobre la calidad de la copia aportada.
Qué ocurre durante el cotejo
La persona interesada muestra el original para que el órgano competente compruebe la correspondencia con la copia. El requerimiento debe indicar cómo, dónde y dentro de qué plazo debe realizarse.
Ejemplo práctico
Presentas una copia escaneada de un certificado, pero una parte está cortada y no se distingue el sello. El órgano puede requerirte que exhibas el original para cotejarlo con la copia antes de valorar el documento.
Diferencia con una copia auténtica
El cotejo es una actuación de comprobación dentro de un procedimiento. Una copia auténtica es un documento expedido por un órgano competente que tiene la misma validez y eficacia que el original.
Diferencia con la digitalización
Digitalizar consiste en convertir un documento en papel a formato electrónico. Si se digitaliza una copia simple, el resultado conserva el valor de la copia presentada; no adquiere por ese solo hecho la condición de copia auténtica del original.
¿Es lo mismo que una compulsa?
La palabra «compulsa» se usa a menudo de forma general para hablar de copias comprobadas. En los procedimientos administrativos actuales conviene fijarse en la actuación concreta: exhibición para cotejo, expedición de copia auténtica o simple digitalización para incorporarla al expediente.
Qué hacer si te lo requieren
- Lee el motivo y el plazo del requerimiento.
- Lleva el original completo y en buen estado.
- No entregues definitivamente un documento irreemplazable sin justificante.
- Pregunta si basta con exhibirlo o si deben expedir una copia auténtica.
- Guarda constancia del cumplimiento.