Cuándo utilizar una oficina de registro
Una persona física que no esté obligada a relacionarse electrónicamente puede presentar solicitudes y documentos en una Oficina de Asistencia en Materia de Registros. Antes de desplazarte, comprueba que la oficina admite el destino, su horario y si exige cita.
Prepara la documentación
- Lleva el escrito o formulario correctamente cumplimentado.
- Ordena los anexos y numéralos.
- Lleva los originales cuando necesites que la oficina digitalice documentación original.
- Incluye una copia de apoyo si quieres revisar con facilidad qué se ha presentado.
- Anota el órgano de destino y, si existe, el número de expediente.
Qué hará la oficina
La oficina registra la presentación y digitaliza los documentos para incorporarlos al expediente electrónico o remitirlos a la unidad competente. El recibo debe acreditar la fecha y hora de presentación y los documentos asociados.
Qué ocurre con los originales
Como regla general, los originales en papel se devuelven después de digitalizarlos. La Administración puede conservarlos cuando una norma lo determine o cuando sea obligatoria la presentación de objetos o documentos en un soporte específico que no pueda digitalizarse.
Una copia simple no se convierte siempre en auténtica
Si entregas en papel una copia simple, la digitalización genera una copia electrónica con el mismo valor que la copia presentada. No convierte automáticamente esa copia simple en una copia auténtica del original. Para ello deben cumplirse las reglas específicas de expedición de copias auténticas.
Cuándo pedir una copia auténtica
Pídela cuando la norma exija acreditar el original, cuando necesites una copia con la misma validez y eficacia o cuando el órgano receptor la requiera expresamente. Las OAMR pueden expedir copias electrónicas auténticas de documentos que presentas para remitirlos a la unidad competente e incorporarlos a un expediente.
Antes de marcharte
- Comprueba que te han devuelto todos los originales.
- Revisa el número de registro, la fecha, la hora y el órgano de destino.
- Comprueba que el recibo enumera los anexos.
- Guarda el justificante y una copia de lo presentado.
- Si falta algo, comunícalo a la oficina antes de abandonar el lugar.
Si estás obligado a tramitar electrónicamente
Las personas jurídicas, profesionales en determinados trámites y otros sujetos del artículo 14 de la Ley 39/2015 deben utilizar medios electrónicos. En ese caso, revisa el procedimiento específico y obtén una copia auténtica cuando se exija excepcionalmente presentar un original en papel.
Fuentes oficiales
- Ley 39/2015, artículo 16.
- Ley 39/2015, artículo 27.
- Ley 39/2015, artículo 28.
- Real Decreto 203/2021, artículo 48.
- Real Decreto 203/2021, artículo 49.
- Buscador de Oficinas de Asistencia en Materia de Registros.
- Registro de Funcionarios Habilitados.