Prepara el certificado, conserva el archivo original, firma una copia, valida el resultado y guarda tanto el documento firmado como el justificante de entrega.
1. Comprueba qué formato pide el destinatario
Antes de firmar, revisa si el organismo acepta un PDF firmado, un archivo de firma separado o una firma realizada dentro de su propio formulario. No cambies el formato por tu cuenta si la sede da una instrucción concreta.
2. Prepara el certificado o el DNIe
El certificado debe estar vigente y disponible en el dispositivo. Si utilizas el DNI electrónico, prepara el lector, el PIN y los componentes necesarios. No firmes con un certificado que pertenezca a otra persona.
3. Conserva el documento original
Guarda una copia sin firmar. Así podrás repetir el proceso si eliges un certificado incorrecto, el formato no es aceptado o el archivo se daña.
4. Firma el documento
- Abre AutoFirma o el sistema indicado por la sede.
- Selecciona el archivo que quieres firmar.
- Elige tu certificado y revisa sus datos.
- Confirma la operación.
- Guarda el documento firmado con un nombre que puedas identificar.
AutoFirma puede seleccionar automáticamente un formato adecuado según el tipo de archivo. Aun así, debes respetar las instrucciones del organismo que va a recibirlo.
5. Comprueba la firma
La validación permite comprobar la identidad del firmante, que el documento no ha cambiado y el estado temporal del certificado. Puedes usar VALIDe para seleccionar el fichero, validarlo y consultar los detalles.
Utiliza plataformas oficiales y revisa la información que contiene el archivo antes de subirlo.
6. Presenta y guarda el justificante
Firmar un archivo no siempre equivale a presentarlo. Si el procedimiento exige registro, vuelve a la sede, adjunta el documento, envía la solicitud y descarga el justificante. Conserva el número de registro, la fecha y la hora.
Qué debes guardar
- El documento original.
- El archivo firmado en su formato electrónico.
- El justificante de presentación o registro.
- El informe de validación, cuando sea útil para acreditar la comprobación.
Una copia impresa no siempre conserva la firma
La firma está asociada al documento electrónico. Una impresión puede no permitir comprobarla. Cuando una copia en papel es verificable, normalmente incorpora un Código Seguro de Verificación que permite contrastarla con el original electrónico.
Una copia impresa o un PDF también puede verificarse mediante un Código Seguro de Verificación. En ese caso, sigue el procedimiento para cotejar el documento con el archivo del organismo y distingue este mecanismo del sello electrónico institucional.
Cuando el documento lleva CSV
Fuentes oficiales
- La firma electrónica para ciudadanos.
- Validación de firmas electrónicas.
- Tutorial para validar una firma.
- Servicio oficial VALIDe.
También puede ayudarte
- Instalar y utilizar AutoFirma.
- Entender qué contiene una firma electrónica.
- Guardar el certificado de forma segura.
- Revocar el certificado si pierdes su control.
- Presentar el documento y conservar el recibo
Ten en cuenta que algunos documentos informativos pueden no necesitar firma, aunque siempre deben identificar su origen.