1. Comprueba el origen
Identifica el organismo, el órgano firmante, la fecha, el número de expediente y los datos de contacto. Busca la sede desde el portal oficial, no desde enlaces acortados o mensajes reenviados.
2. Averigua qué mecanismo usa
- CSV: un código permite recuperar o cotejar el documento en la sede electrónica.
- Firma electrónica: el archivo incorpora una firma que puede validarse con una herramienta como VALIDe.
- Sello electrónico: identifica a la Administración u organismo en documentos generados electrónicamente, especialmente en actuaciones automatizadas.
- Copia auténtica: debe indicar esa condición y garantizar el órgano que la expide y su contenido.
3. Coteja el CSV
Introduce el código en el verificador señalado en el documento. Si es compatible, utiliza Mi Carpeta Ciudadana o el cotejo del Punto de Acceso General. Compara todas las páginas y no solo la portada.
4. Valida la firma cuando corresponda
Si has recibido un PDF firmado, conserva el archivo original y valida la firma. La comprobación debe informar sobre la identidad del firmante, la integridad del documento y la validez temporal del certificado. Puedes consultar la explicación oficial sobre validación de firmas y usar VALIDe.
5. Revisa el contenido
Una verificación técnica correcta no sustituye la lectura. Comprueba que el nombre, el expediente, la fecha, el órgano competente, la parte dispositiva, los recursos y los plazos coinciden con tu caso.
6. Guarda una evidencia ordenada
- Archivo original recibido.
- Documento recuperado mediante CSV.
- Resultado de validación de la firma, cuando exista.
- Fecha y hora de la comprobación.
- Mensaje de error o incidencia, si la verificación falla.
Señales de alerta
- Dominio que imita al organismo pero no es oficial.
- CSV que conduce a una página de pago o a un formulario de credenciales no esperado.
- Diferencias entre la copia y el documento recuperado.
- Archivo modificado después de la firma.
- Ausencia de número de expediente, órgano emisor o forma de verificación cuando deberían constar.
Fuentes oficiales
- Ley 39/2015, artículo 27.
- Ley 40/2015, artículo 42.
- Real Decreto 203/2021, artículo 20 y Real Decreto 203/2021, artículo 21.
- Validación de las firmas electrónicas.