Qué debe incluir
Debe contener información en un formato que pueda identificarse y tratarse por separado. También necesita datos que lo individualicen, una referencia temporal, los metadatos mínimos y las firmas electrónicas que correspondan.
Qué son los metadatos
Son datos asociados al archivo que describen aspectos como su origen, fecha o relación con un expediente. Ayudan a gestionar el documento y a conservar su contexto.
Un ejemplo práctico
Una resolución descargada de una sede puede incorporar una firma electrónica o un código seguro de verificación. Estos elementos permiten contrastar el documento con el que conserva el organismo.
Documento y expediente no son lo mismo
El documento es una pieza concreta. El expediente administrativo electrónico reúne de forma ordenada los documentos y actuaciones de un procedimiento.