Compara el orden del día con los documentos recibidos. Si falta información necesaria para ejercer tu función, solicítala de inmediato a la secretaría e identifica el punto concreto.
1. Comprueba qué reglas se aplican
Localiza la norma de creación y el reglamento del órgano. El régimen del artículo 19 de la Ley 40/2015 se refiere a órganos colegiados de la Administración General del Estado y a determinadas entidades públicas estatales.
2. Revisa la convocatoria
- Fecha, hora y forma de celebración.
- Orden del día completo.
- Documentación asociada a cada asunto.
- Sistema de conexión si la sesión es a distancia.
- Canal para dirigir escritos a la secretaría.
3. Separa lo recibido de lo que falta
Crea una lista breve por cada punto. No pidas información de manera genérica: identifica el informe, antecedente o dato que necesitas y explica qué función te permite preparar.
4. Envía la petición
Dirígela a la secretaría, que recibe las peticiones de datos y otros escritos de los miembros. Incluye el nombre del órgano, la sesión, el punto del orden del día y una descripción precisa. Guarda la prueba de envío.
5. Prepara tu participación
Anota por separado las preguntas, las observaciones y, cuando proceda, el sentido de tu voto. Si quieres que una intervención o propuesta figure en el acta, sigue las reglas aplicables y formula la petición con claridad.
Plazo que debes tener en cuenta
En los órganos estatales del artículo 19, la convocatoria y la disponibilidad de la información del orden del día tienen una antelación mínima de dos días. Las normas propias pueden concretar otros plazos o canales.