Definición clara
El recibo electrónico de presentación es el documento que genera automáticamente un registro electrónico para acreditar que una solicitud, escrito o comunicación ha quedado registrada.
Qué debe acreditar
La Ley 39/2015 exige que el recibo incluya una copia autenticada del documento presentado, la fecha y hora y el número de entrada. También debe dejar constancia de los documentos que lo acompañan, de forma que se garantice su integridad y el no repudio.
Qué suele incluir
- Número individual de registro.
- Fecha y hora oficial de presentación.
- Identificación de la persona interesada y, en su caso, representante.
- Órgano o unidad de destino.
- Copia del escrito o datos del formulario.
- Enumeración y denominación de los anexos.
- Firma, sello, CSV u otro sistema de verificación.
Diferencia con el asiento registral
El asiento registral es la anotación que queda en el registro. El recibo es el documento que se entrega a la persona para acreditar esa anotación y el contenido asociado.
Diferencia con el número de expediente
El número de registro identifica la entrada del documento. El número de expediente identifica el procedimiento administrativo en el que se tramita. Un mismo expediente puede contener varios asientos y recibos.
Diferencia con un correo de confirmación
Un aviso por correo o SMS puede informar de que se ha realizado una operación, pero no sustituye al recibo completo emitido por el registro. La prueba principal debe conservarse en su formato original.
Ejemplo práctico
Presentas una solicitud con tres anexos. El registro genera un PDF con número, fecha, hora, destino, copia del escrito y la relación de los tres archivos. Ese PDF es el recibo electrónico. Si solo aparecen dos anexos, debes corregir la aportación cuanto antes.
Qué hacer con el recibo
- Descárgalo antes de cerrar la sede.
- Guárdalo junto con el escrito y los anexos.
- Comprueba su firma o CSV cuando sea necesario.
- Usa el número para consultas y nuevas aportaciones relacionadas.
- No alteres el archivo original.