Una propuesta útil debe partir de la normativa del procedimiento. Si una ley impone una consecuencia indisponible o reserva la decisión a una potestad no negociable, la terminación convencional no puede utilizarse para eludirla.
1. Identifica el procedimiento y su fase
Anota el órgano competente, la referencia del expediente, el objeto de la decisión y los plazos todavía abiertos. Comprueba si existe una propuesta de resolución, un trámite de audiencia o una fecha prevista para resolver.
2. Revisa la norma sectorial
Busca si regula expresamente acuerdos, pactos, convenios, contratos, mediación o fórmulas equivalentes. La Ley 39/2015 establece el marco general, pero el alcance y los efectos pueden depender de una norma especial.
3. Descarta materias no disponibles
No plantees como negociables obligaciones, sanciones, competencias o derechos cuando la ley no permita transacción. Si no puedes determinarlo con claridad, limita la propuesta a pedir que el órgano valore la vía y explique su encaje jurídico.
4. Explica el interés público
No basta con que la solución resulte conveniente para una parte. Describe por qué permite cumplir mejor la finalidad pública del procedimiento, reduce un conflicto, facilita la ejecución o protege de forma proporcionada los intereses afectados.
5. Identifica a todas las partes y personas afectadas
Comprueba quién debe intervenir, quién puede asumir obligaciones y si existen terceras personas cuyos derechos puedan verse afectados. Una solución que ignore a personas interesadas necesarias puede no ser viable.
6. Define una propuesta verificable
- Objeto y resultado que se pretende alcanzar.
- Obligaciones concretas de cada parte.
- Ámbito personal, funcional y territorial.
- Plazo de vigencia y fechas de cumplimiento.
- Documentos, controles o hitos para acreditar la ejecución.
- Consecuencias previstas si una obligación no se cumple.
- Necesidad de publicación o de aprobaciones adicionales.
7. Separa lo obligatorio de lo negociable
Indica qué elementos vienen impuestos por la ley y sobre cuáles planteas alternativas. Esto evita presentar como concesión una obligación que ya era exigible.
8. Presenta el escrito por el canal adecuado
Usa el trámite específico si existe. En otro caso, dirige el escrito al órgano responsable mediante un registro admitido. Conserva el justificante y una copia exacta de los anexos.
9. Mantén una ruta paralela para los plazos
La propuesta no suspende por sí sola el procedimiento. Registra las fechas de audiencia, alegaciones, recursos, subsanación o pago y atiéndelas mientras no recibas una decisión expresa que modifique su cómputo.
10. Revisa el texto definitivo antes de aceptar
Comprueba que identifica a las partes, define todos sus ámbitos y fija la vigencia. Verifica además quién firma, qué aprobación necesita, cuándo produce efectos, si debe publicarse y qué ocurre con el expediente.
Una conversación, correo o borrador puede no producir efectos. El cierre del procedimiento debe apoyarse en el instrumento y las actuaciones formales exigidas por la normativa aplicable.