1. Identifica la sesión y las normas
Comprueba la fecha, la hora, el órgano convocado y si la sesión es presencial o a distancia. Consulta también las normas de funcionamiento del órgano, porque pueden establecer su propio régimen de convocatorias.
2. Revisa el orden del día
El orden del día indica los asuntos que pueden deliberarse y acordarse. Un asunto no incluido solo puede tratarse si asisten todos los miembros y la mayoría declara que es urgente.
3. Comprueba la documentación
La convocatoria debe acompañar la documentación necesaria para deliberar cuando sea posible. Si falta un documento esencial, pídelo por el canal indicado y deja constancia de la solicitud.
4. Prepara la asistencia a distancia
Revisa el sistema de conexión y los lugares donde haya medios técnicos disponibles. Prueba el acceso con antelación y confirma que podrás identificarte, escuchar, intervenir y votar en tiempo real.
5. Verifica quién debe asistir
Para constituir el órgano se requiere, como regla general, la presencia de la presidencia y la secretaría, o sus suplentes, y al menos la mitad de sus miembros. Comprueba si existe una regla especial aplicable.
6. Guarda la convocatoria
Conserva el mensaje, sus anexos y cualquier incidencia técnica. Después de la sesión, compara los acuerdos con el orden del día y revisa el acta cuando te corresponda como miembro.