1. Anota el problema concreto
Indica el número del índice, el nombre y la fecha del documento. Explica si falta, no se abre, está cortado o pertenece a otro expediente. Evita pedir de nuevo «todo el expediente» sin señalar la diferencia que has encontrado.
2. Comprueba si debe formar parte del expediente
Las solicitudes, actuaciones, pruebas, informes pedidos antes de resolver, resoluciones y notificaciones se incorporan cuando corresponda. Las notas, borradores y comunicaciones internas meramente auxiliares no forman parte del expediente.
3. Pide la copia al órgano responsable
Usa el canal indicado por el organismo o un registro válido. Incluye tus datos, el número de expediente y una lista clara de los documentos. Solicita que los archivos sean legibles y conserva el justificante de presentación.
4. Protege el plazo
Solicitar otra copia no detiene por sí solo un plazo de alegaciones o recurso. Si el plazo está corriendo, presenta a tiempo lo que puedas y explica qué documentos has pedido y por qué los necesitas.
5. Revisa la nueva entrega
Vuelve a compararla con el índice. Guarda una copia local y comprueba que los archivos se abren. Si persiste el problema, deja constancia por escrito antes de la actuación que debas realizar.